5 Tip Mengemaskan Ruang Kerja Pejabat
‘Meja kemas, minda lapang’
Itulah kata-kata ringkas bekas bos saya dahulu ketika bekerja di
sebuah firma rekabentuk di ibu kota. Kita selalu dihujani dengan tugasan
yang banyak, kerja yang bertimbun dan masalah lain yang membuatkan kita
rasa tertekan dengan persaingan yang kini semakin sengit.
Cara mudah untuk menghilangkan tekanan kerja dan melampangkan minda
kita adalah dengan mengemas, dan membersihkan ruang kerja kita sebelum
memulakan tugasan di waktu pagi. Perkara yang boleh berlakuapabila
tempat kerja berselerak adalah:
- Kehilangan dokumen penting.
- Dokumen kotor dan rosak.
- Tidak tahu mana dokumen masuk, dokumen dalam perhatian atau dokumen keluar.
Menurut Peter Walsh, pakar pengemas dan penulis buku Enough Already! Clearing Mental Clutter to Become the Best You, terdapat
lima langkah untuk mula mengemas ruang pejabat, iaitu mengumpulkan
benda yang sama, labelkan setiap komponen, gunakan teknologi, masuk satu
keluar satu dan gunakan ruang secara kreatif.
5 Kaedah Mengemaskan Ruang Kerja Pejabat
#1 – Kumpulkan benda yang sama
Contohnya, alat tulis satu bekas, DVD dan CD satu bekas , fail dokumen satu tempat dan barangan peribadi satu kumpulan.
#2 – Labelkan setiap komponen
Apabila sudah digrupkan, letakkan label yang berwarna untuk setiap
komponen. Contohnya, kabinet fail ada tiga laci, satu label letak IN
(merah), KIV (hijau) dan OUT (biru) atau bil untuk kotak bewarna jingga
dan surat rasmi kotak bewarna hijau.
#3 – Gunakan teknologi
Gunakan teknologi yang ada sekarang untuk mencepatkan kerja,
mengurangkan penggunaan kertas dan menjimatkan masa seperti megunakan
perisian komputer untuk kalendar, reminder, post-it dan contact secara percuma berbanding membelinya. Selain itu, back-up fail kita. Cadangan saya setiap lima atau sepuluh minit.
#4 - Masuk satu keluar satu
Maksudnya, apabila ada benda baru yang masuk ke ruang kerja,
keluarkan benda yang lama tersimpan di tempat kita. Contoh, apabila
tugasan baru masuk, keluarkan tugasan yang telah disiapkan. Ada buku
baru yang kita ingin baca, keluarkan buku lama dari tempat kerja. Supaya
tempat nampak kemas dan tiada barang yang bertimbun.
#5 - Gunakan ruang secara kreatif
Apabila kita berkemas, ruang menjadi luas. Gunakan kreativiti untuk
mengisinya seperti meletakkan kata-kata motivasi, menampal gambar
inspirasi, sarung fail disusun ikut warna atau kotak bersusun bertingkat
di bawah meja.
Bagi yang baru dalam aktiviti berkemas, pasti sedikit liat. Oleh itu
saya cadangkan sebelum pulang ke rumah, ambil masa 10 minit untuk
kemaskan meja, supaya kita bersedia untuk hari esok dengan hati yang
lapang.
Kenapa 10 minit? Menurut Lynne Mashhadi penulis Clutter Expert Blog,
kita berasa terlalu sibuk, banyak alasan, kurang sabar dan cepat penat
apabila memulakan sesuatu yang baru.
Oleh itu, mulakan secara perlahan-lahan dan sedikit-sedikit terlebih
dahulu. Selepas ini, kita boleh tambahkan masa setengah jam dan kemudian
satu jam untuk berkemas setelah berasa selesa nanti.
Minggu-minggu mendatang pasti kita berasa ceria dan bersemangat untuk mulakan hari kerja. Selamat berkemas.
No comments:
Post a Comment