KURSUS DOKUMEN TERPERINGKAT - 18 & 19 SEPTEMBER 2019 + NOTA

18.9.2019 - HARI PERTAMA

Kena gantikan CC untuk pergi kursus ni secara mengejut. Itupun Ain yang buka e-mel jabatan dan nampak memo kursus ni. Patutnya CC dan Asyraff tapi digantikan dengan aku dan En.Zul. Aku memang tak suka benda yang mengejut macam ni tapi saya yang menjalankan amanah kan, jadinya aku pergi sahajalah sebab boleh tambah ilmu pengetahuan tentang fail sulit yang aku tak tahu lagi. 

Dulu masa kat Bahagian Integriti aku belajar sendiri sahaja tentang fail sulit dan dan pernah diajar oleh Kak Ha juga (PT lama Integriti). Mungkin ada yang kita orang buat tu caranya kurang tepat kan dan perlu ditambah baik kan. Bagus juga pergi kursus ni.

KURSUS DOKUMEN TERPERINGKAT (18-19 SEPT 2019)

18.9.2019 - Penceramah: MIKE PALMER, Peg. di SUK (JPM)  Tgkt 3 Bangunan SUK

Senarai semak kriteria Anugerah Khas Keselamatan Perlindungan (iAKKP)

 

PENCERAMAH OLEH EN. MIKE PALMER DAN KEBETULAN INI KURSUS TERAKHIR BELIAU DI SINI SEBELUM PULANG KE KAMPUNG HALAMANNYA DI SARAWAK SEBAB DIA DAPAT BERTUKAR DI SANA.

Ada senarai semak berkaitan dengan kursus ini iaitu Senarai Semak Kriteris Anugerah Khas Keselamatan Perlindungan. Nasib baik ada senarai smak ang boleh dijadikan nota sebab aku pun bukanlah faham sangat tentang fail sulit ni. Kebanyakan yang hadir pun CC jabatan masing-masing sebab dia orang yang selalunya berurusan dengan fail-fail sulit dan PA YDP adalah berurusan dengan fail Rahsia dan dimaklumkan tiada fail Rahsia Besar di sini.

Sesi pagi merupakan sesi penerangan berdasarkan senarai semak dan pada sebelah petangnya akan di adakan lawatan ke tempat-tempat yang berkenaan bagi memahamkan lagi apa yang ita orang belajar pada pagi tadi.

LAWATAN KE BILIK SERVER MAJLIS. SEJUK GILER DALAM TU!

ADA TAHAP SUHU DAN KELEMBAPAN TERTENTU YANG PERLU DIPATUHI BAGI MENDAPATKAN MARKAH

PENERANGAN MENGENAI BILIK SERVER OLEH EN. MIKE PALMER - SEBEUM NI MEMANG TAK PERNAH MASUK DAN BUKAN SEMBARANGAN ORANG YANG BOLEH MASUK PUN.

LAWATAN KE BILIK FAIL DI TINGKAT 15 YANG MENEMPATKAN BUKU HIJAU DAN FAIL PERIBADI KAKITANGAN MAJLIS

SEBELUM KENA TUKAR

Di bilik Pegawai Integriti, En. Rasul yang mana aku pernah bertugas dulu. Kebanyakan fail aku dah susun dan kemas elok-elok sebab senang nak cari. Bia dah kena tukar secara tak langsung memudahkan PT yang baharu - semua aku dah susun balik.

Masa kita orang datang tu En.Rasul tak ada kat pejabat dan hanya ada PPT Azira dan PT Syarah sahaja dan kedua-duanya masih baharu lagi kan tapi untung banyak CC yang boleh tolong dia orang. Kalau masa aku dulu ada yang siap perli lagi walhal En.Rasul yang suruh aku buat macam tu dan hanya buat ikut arahan. Dah dia pegawai aku kan tapi ramai yang....apa ya...nak cakap macam mana pun tak tahu. 

Kebanyakan dia orang bising masa aku minta Laporan Perakam Waktu yang perlu aku hantar ke SUK setiap awal bulan. Ingat senang nak dapat laporan daripada dia orang. Kadang-kadang kena telefon, e-mel dan masukkan dalam Grup Admin (aku kan sorang je, tak ada CC sebenarnya) tapi ada yang suka bidas balik. Suruh aku semak kat KHP dulu, check lah betul-betul kat KHP @ bilik En.Rasul lah, cari lah dulu sebelum masuk dalam grup ni...

Yalah kan...

MELAWAT BILIK KEBAL DI JATBATAN PERBENDAHARAAN @ KEWANGAN

Kalau tak kerana kursus ni memang tak akan dapat masuk bilik kebal ni. Merasalah juga tengok sendiri bilik kebal tu macam mana dan rupanya ada lubang dalam bilik ni yang digunakan untuk salurkan makan dan minuman sekiranya ada staff yag terperangkap di dalam bilik kebal dan penambahbaikan yang perlu dibuat ialah  dengan mewujudkan interkom.

NI KAT BILIK FAIL @ NAMA FORMALNYA BAHAGIAN REGISTRI YANG MENEMPATKAN FAIL-FAIL SEMUA JABATAN / BAHAGIAN YANG ADA DI MAJLIS

Dulu masa kat Perancang Bandar, berapa kali aku dan grup CC dan kerani turun padang mengemas bilik fail daripada bilik fai yang besar dan luar menjadi bilik fail yang sempit dengan fail-fail yang berterabur gara-gara Jabatan KHP mengecilkan bilik fail kita orang tanpa pengetahuan jabatan. Habis berterabur dan terburai isi fail kita orang dan semestinya ada fail-fail yang hilang dan berterabur.

Masa aku tukar ke Integriti pun ada sekali dua aku turu sebab dia orang perlukan khidmat aku untuk mengasingkan fail-fail yang berkaitan. Tak adalah pandai sanagat tapi nak minta tolong Kak Hawa, dia memang sibuk di Jabatan KAP dengan fail yang bertimbun yang tak dibuka dan dia juga perlu menjaga kaunter pendaftaran untuk 'hanjing'.

Nak minta tolong 'otai' Kak Ina memang mustahil sebab dia dah lama tinggalkan JPB walaupun khidmatnya diperlukan sekali-sekala terutama bila nak cari fail yang sangat lama sebab aku pun tak tahu.

NI KULIT FAIL BAHARU MENGIKUT JABATAN - JPB AKU TAK PASTI WARNA APA...

18.9.2019 - Penceramah: MIKE PALMER, Peg. di SUK (JPM)  Tgkt 3 Bangunan SUK

Senarai semak kriteria Anugerah Khas Keselamatan Perlindungan (iAKKP)

BAHAGIAN A – KOMITMEN PENGURUSAN

1 - PENGURUSAN KESELAMATAN KEMENTERIAN / JABATAN

BIL.	PERKARA	CATATAN
1.1	Pegawai Keselamatan Jabatan dilantik (PKJ).	Timbalan kepada Ketua Jabatan (TYDP) → nak adakan sesuatu acara → kena adakan mesyuarat sebelum, semasa dan selepas sesuatu acara.
	Peg. Keselamatan Jabatan (PKJ) ada 4 syarat lantikan: 1) kena isi Borang PKJ → dlm laman sesawang 2) kena ada lantikan drpd. YDP → kena ada bukti → pihak pengurusan buat surat lantikan → salinan ke Pej. Ketua Keselamatan Kerajaan Negeri → sekiranya masih orang yang sama tapi dapat gelaran Dato’ dll, tak perlu buat surat lantikan baharu→ rujuk Pekeliling Am Sulit sekiranya PKJ tanya mengapa dia yang dilantik 3) setuju terima tugas 4) kena hadir kursus - merupakan lantikan dalaman dan tiada dalam sistem MAMPU
1.2	Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ).	Pengarah @ Ketua Jabatan yang dilantik → kena tahu definisi rahsia / sulit.
	Fungsi PPKJ - PPKJ = Pengarah-pengarah jabatan yg. ada  & ada surat lantikan. - Cth: Acara → demo senapang air → ada insiden → PPKJ yang kena → bukan PKJ . - Kena pergi Kursus di Bandar Einstek (3 hari) → kalau buat di MPAJ, kena buat satu hari kursus supaya PPKJ faham tugasan. - Ada kes PPKJ gred KP19 → buat memo kepada Jusa B → Change of command tak kena - Ketua jabatan kena tahu definisi fail rahsia / sulit dll. - Pegawai pengelas - semua ketua jabatan boleh dilantik jadi Peg. Pengelas
1.3	Chief Information Officer (CIO) (Ketua Peg. Keselamatan) dilantik.	TYDP (arahan KSN) → kena ada lantikan dalaman dan daftar online dalam sistem MAMPU / PBT ada lantikan sendiri CIO.
1.4	Information Chief Technology Security Officer (ICTSO) (Ketua Peg. Tek. Maklumat).	Pn. Roslizah, P (PC) → kena daftar dengan MAMPU & peg. Gred F.
1.5	Pegawai Aset dilantik.	- Peg. Aset MPAJ = sorang / setiap jab. lantik seorang. Pengarah Jabatan@Ketua Bhgn. sbg peg. Induk akan melantik 1 @ 2 peg. Aset jabatan → semua yg. dilantik Gred 22 & ke atas / KHP yang lantik → tiada borang → surat lantikan hantar kpd. Ketua Jabatan (masukkan dlm myPortFolio).
1.6	Keselamatan Perlindungan merupakan agenda dalam mesy. jabatan / kakitangan	MBJ, Mesyuarat Jabatan.
1.7	Wujud Jawatankuasa Keselamatan Jabatan dan Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan	Kena adakan mesyuarat → PKJ – PPKJ – dan mereka yang dilantik – minit mesyuarat khas.
1.8	Bajet disediakan bagi pembelian peralatan keselamatan / penyelenggaraan sistem keselamatan / khidmat kawalan keselamatan / pembangunan modal insan berkaitan keselamatan perlindungan.	Alat pemadam api (ABC)

 

 

 

2 - ARAHAN KESELAMATAN JABATAN

2.1	Memiliki Buku Arahan Keselamatan sbg. Panduan berkaitan Keselamatan Perlindungan (Buku AK).	- Kena ada di setiap jab./bhgn. → nak bawa keluar buku AK kena ada surat kebenaran drpd. Pengarah Jabatan/KB - Bila boleh tengok? · Boleh baca bila-bila masa · Jenis Terhad · Sbg. Panduan (bukan buku Akta) · Boleh difotokopi (ada no. siri) · Bukan penjawat awam = tak boleh pegang & ada buku ini - Ada pindaan 2017 – mungkin edaran terbaharu pada awal tahun 2020 - Sekarang tak boleh bawa masuk dlm bilik peperiksaan
2.2	Mengeluarkan arahan / peringatan keselamatan dalaman secara bertulis.	Kena ada memo
2.3	Kementerian / jabatan melaksanakan sistem pegawai bertugas.	- Para 18 (Buku AK) - Orang yg pertama sampai pej. kena tengok keadaan pej. selamat ke tidak – serah tugas pada orang balik lambat (jika balik awal) - Dalam buku kena ada kehadiran (MC / Cuti / Kursus), kunci simpan@tak, fail sulit simpan@tak, siapa orang akhir kat opis? - WAJIB ada di setiap jab./bhgn./unit – dilanik drpd peg. Gred 41 – dibuat secara harian/mingguan/bulanan - Buku AK yang baharu (tambahan) – kena lulus tapisan halus & temuduga (nak tengok rahsia besar) - Lulus tapisan haluas tapi ada maklumat palsu – result lulus akan dibatalkan – tak boleh buat semula – GAGAL – tinggalkan perkhidmatan dlm masa 24 jam.
2.4	Mempamerkan poster-poster keselamatan perlindungan	- Larangan menggunakan telefon bimbit di dalam mesyuarat yang sensitif seperti MMKN/Jemaah Menteri/Tender/Sebut Harga. - Poster baharu larangan menggunakan telefon bimbit semasa mesyuarat di PBT.

 

3 - ARAHAN KESELAMATAN JABATAN

BIL.	PERKARA	CATATAN
3.1	PKJ menghadiri kursus PKJ atau kursus-kursus Keselamatan Perlindungan yang lain.
3.2	Kursus Keselamatan Perlindungan dianjurkan untuk manfaat peg./kakitangan.	Beza kursus dan ceramah: Kursus – pengkhususan tentang sesuatu tajuk Ceramah – perkara umum sahaja & kurang dari 4 jam
3.3	Ceramah Keselamatan Perlindungan dianjurkan untuk manfaat peg./kakitangan.

 

BAHAGIAN B – KESELAMATAN FIZIKAL

4 – KAWALAN AKSES

BIL.	PERKARA	CATATAN
4.1	Kawalan Pelawat (dalam bangunan)
4.1.1	Mengehadkan jalan keluar masuk dan mengadakan kaunter keselamatan.	Pembuktian: ambil gambar → hantar ke urus  setia
4.1.2	Menyediakan tempat dan bilik khas untuk pelawat-pelawat	Pembuktian: sediakan tempat menunggu (xsemestinya bilik) → ambil gambar → hantar ke urus  setia
4.2	Pas Keselamatan / Kad Pengenalan Jabatan
4.2.1	Kementerian / Jabatan diwartakan di bawah Akta Kawasan Larangan dan Tempat Larangan (Akta 298).	Tidak berkaitan.
4.2.2	Jika jawapan di atas YA, adakah sistem Pas Keselamatan diwujudkan.	- Pas sementara → untuk vendor / pekerja pembersihan / kontraktor. - Pas pelawat → mereka yang masuk dalam bangunan → orang awam / penceramah / rombongan PBT - Yang jaga pas → Jabatan PPH
4.2.3	Jika jawapan di atas TIDAK, adakah sistem Kad Pengenalan Jabatan diwujudkan.
4.2.4.	Penggunaan Pas Pelawat dilaksanakan.	Sekiranya tiada, guna buku (tulis nama sahaja)
4.3	Pengawal Keselamatan
4.3.1.	Kawalan keselamatan dilaksanakan oleh Pengawal Keselamatan (dalaman @ swasta).	- Swasta = STORM Security Sdn. Bhd. (HQ di Gombak) - Telah semak dengan KDN / rekod syarikat / tapisan keselamatan. - Ada senarai semak untuk hantar di Putrajaya – semakan – kalau xok akan di blacklist.
4.3.2	Pengawal Keselamatan dilengkapi peralatan keselamatan seperti cotar, alat komunikasi, wisel dan sebagainya.	- Baju keselamatan warna kuning. - Cotar = tak nampak penggunaan di MPAJ - Alat komunikasi = kat bahagian luar sahaja ada walkie talkie - Kena ada 8 benda iaitu walkie talkie / baju hujan / kasut / lampu suluh / cotar / wisel / buku ronda
4.3.3	Pengawal Keselamatan lulus tapisan keselamatan	- Alasan tak buat tapisan keselamatan: · Baru dilantik · Syarikat lama tak bagi rekod · Dah lama buat tapi tak ada rekod (biasanya alasan tak boleh diterima sebab tapisan keselamatan ini boleh dibuat semula) - Bangunan kerajaan TIDAK BOLEH gajikan warganegara asing.
4.3.4	Sistem rondaan ‘Jam berkunci’ / Guard Tour dilaksanakan.	- Dilaksanakan di MPAJ → guna pin → disekeliling bangunan MPAJ - Buat secara berkala → waktu kena tukar → jangan buat masa yang sama setiap hari (orang boleh tahu pergerakan pengawal).
4.3.5	Arahan Tetap / Standard Operating Procedure (SOP) tujuan kawalan keselamatan disediakan.	Syarat wajib → biasanya syarikat yang pegang → kena letak atas meja untuk dibaca.
4.4	Akses keluar / masuk ke bangunan
4.4.1	Pintu-pintu utama dipasang dengan kunci konvensional / elektronik.
5	SISTEM KESELAMATAN ELEKTRONIK
5.1	Memasang Sistem Kamera Televisyen Litar Tertutup (CCTV) dan dilengkapi dengan sistem penyimpanan data.	- Adakah boleh buat dalam gelap? → sepatutnya  boleh bagi bangunan kerajaan - Adakah boleh buat rakan bila tiada gerakan? - Rakaman bagi 30 hari bekerja - Jika agensi luar rujuk rakaman CCTV → kena ada Borang & disahkan oleh Ketua Jabatan.
5.2	Memasang Sistem Pengesanan Pencerobohan	CCTV / Kad Akses / Smoke detector / Magnetic door
5.3	Memasang Card Access Management System (CAMS) di pintu masuk utama	Biometrik access.
6	PENCUCI PEJABAT
6.1	Pekerja pencuci lulus tapisan keselamatan.	- Setiap jabatan/bhgn. mesti ada penyelia (kakitangan tetap, N11,N19 – biasanya N11) - Senaraikan 1 @ 2 nama → buat surat → hantar ke KHP untuk lantikan - Yang melantik satu bhgn. Induk pengurusan - Setiap jabatan ada pegawai OSHA = xsama dgn peg.penyelia. - Peg. Penyelia = peg. Aset jabatan (jab./bhgn/kecil boleh guna seorang sahaja) → jaga aset, mesin faks/fotostat, jaga pencuci = 3 tugasan dalam satu surat shj.)
7	MEMBAIK PULIH MESIN PEJABAT
7.1	Kerja membaik pulih mesin-mesin pejabat di bawah penyeliaan pegawai yang bertanggungjawab.
8	MESIN PENYALIN  (FOTOSTAT) / FAKSIMILI
8.1	Mesin penyalin / faksimili perlu dikawal	- Jabatan besar = kena letak dalam bilik khas yang berkunci. - Mesin faks. kalau boleh letak kat meja pegawai / pem.khas (kalau tak diletakkan dlm bilik khas). - Surat @ dokumen yang rasmi dan sulit sahaja yang didaftarkan.
8.2	Buku daftar digunakan bagi rekodkan penggunaan mesin penyalin / faksimili
8.3	Seorang pegawai ditugaskan mengawai mesin-mesin tersebut.	Lantik 1 @ 2 orang.
	· Jika nak faks surat @ dokumen sulit → telefon penerima → tunggu → tanya bilangan muka surat → snap gambar → bukti → Pekeliling Bil. 1 (1993). · Kalau Rahsia dan Rahsia Besar = TAK BOLEH FAKS!
8.4	Kakitangan yang dibenarkan akses kepada perkara rahsia rasmi sahaja ditugaskan membuat salinan/pendua.	- CC / PA YDP dan mereka yang dilantik sbg Pendaftar Kecil Rahsia. - Untuk dokumen sulit / rahsia - Di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972, boleh disabitkan hukuman penjara sahaja – 1 hingga  7 tahun. - Jangan kongsi sebarangan maklumat kepada umum sama ada melalui FB, WhatsApp dll aplikasi. - Contoh: 1) K/kerja Mesy. Tatatertib - bos semak - draf - buat baharu - draf buang dlm tong sampah - cleaner ambil - baca - sebarkan - yg buang draf tu dikira sbg CUAI - boleh penjara 1-7 tahun. 2) Kes penukaran nama KLIA kpd. SIA (Sepang) - 2 org share kat WhatsApp (1 grup famili & 1 lagi grup kawan2)  dalam 1 minit = 10k org baca & 20k org baca di FB.
BHGN. INTEGRITI (VIDEO) - Buku 492A - boleh ke staff lain tgk fail sulit? - xBOLEH kecuali yg. berkenaan sahaja. - Drpd. dokumen sulit kpd. Terbuka - Buku 492 kpd. 492A - kena salin semula ayat yg. ada dan tak boleh buang perkataan @ singkatkan perkataan ikut suka (salin bulat-bulat). - Kertas kerja Mesy. JK T’tertib pun kena tulis ‘SULIT’. - No. Bil mesy.  - Mesy JK T’tertib Bil. 4/2019 - salah sebab guna fon besar (tgk cth yg.  aku pernah ada) - Dekat kulit fail bhgn. dalam - tulis sahaja nama besar-besar kat bhgn dalam utk senang baca (Kak Ha ajar aku tulis kecil kat penjuru atas). - Dekat Memo pun boleh tulis perkataan ‘SULIT’ sebab ada nama orang & sesuatu yg. buruk pasal dia (tindakan tatatertib). - Draf tak perlu simpan dlm fail sulit - kalau ada minit Tuan S/U & pegawai kena simpan utk elak masalah di kemudian hari dan tulis ‘DRAF’. - JANGAN tinggalkan apa-apa ruang kosong antara tulisan - orang lain boleh tambah. - Kalau salah tulis - potong bhgn. yang salah guna pen & t/tangan - jangan koyak - sebab Buku 492 & 492A buku undang2 - kalau masuk mahkamah akan ditimbang. - Buku dikelaskan semula drpd. 492A kpd. 492B - YDP seorang sahaja yg. boleh t/tangan - dokumen pun kena cop terbuka. - Cth: Boleh tak 10 dok. kena t/tgn, kita rangkumkan jadi satu utk YDP t/tgn? = BOLEH tapi cop nama kena satu per satu - rangkumkan jadi satu - tarikh yg. sama. - Utk pengelasan sbg. SULIT - kena t/tgn satu per satu - ada borang kalau banyak sangat nak t/tgn - dalam Google ada utk proses pengelasan & pengelasan semula.
9	KUNCI DAN KUNCI PENDUA
9.1	Buku daftar digunakan bagi merekod pergerakan dan auditan ke atas anak2 kunci	- Rekod penyerahan kunci - kena ada buku daftar. - Setiap jab. ada @ idak kotak kunci pendua? = Ada. - Simpan dlm bilik berkunci - gunakan bila kunci hilang dll - Pastikan ada nombor - Simpan kunci pendua - ada koding, buku dftar & buku pinjam.
9.2	Anak2 kunci pendua disimpan dlm bekas keselamatan yg sesuai	Ya (Jab. PK ada kotak khas simpan kunci2 pintu utama Majlis).
9.3	Anak2 kunci pendua tidak dilabel @ ditanda bagi memudahkan penggunaannya	Gunakan sistem koding
9.4	Kehilangan anak kunci dilaporka kpd. Ketua Jab. / Peg. Keselamatan Jabatan	TB
9.5	Tindakan diambil terhadap peg./k’tgn yg. cuai dan tidak menjaga kunci2 dgn. baik	- Kunci tak bolh dirangkumkan sekali - kena buat asing2. - Kabinet bernombor - kena tukar setahun sekali nombor kombinasi.
10	PENCEGAH KEBAKARAN
- Bilik kebal - Anak kunci kena hantar ke Perbendaharaan 6 bulan sekali / nombor kunci dihantar ke CJSO setahun sekali / pegawai kunci & pemegang nombor = 2 org yg.berbeza  / pintu grill dibuka dr jam 8 pg hingga 5 ptg. - Berat pintu bilik kebal - 2 tan - nak robohkan ambil masa sekiranya terperangkap di dalam. - Bilik kebal kena ada lubang udara & interkom (kat MPAJ xada) & veading tube utk masukkan makanan & minuman jika ada yg. terperangkap.   JAB. KEW (VIDEO) - BILIK KEBAL - Kena ada  lubang utk salurkan makan/minum jika terperangkap di dalam. - Bilik kebal MPAJ - XADA laluan udara. - Kena ada interkom dlm bilik kebal Majlis. - Kunci yg.sama boleh dirantai bersekali - xsama xboleh rantai sekali. - Kena ada buku daftar kunci utk mudahkan nak cari kunci. - Kena ada CCTV (lebih elok kalau ada infra red sebab boleh rekod dgn jelas walaupun gelap).   JAB. KHP (VIDEO) - BILIK FAIL TGKT.6 - Pelan2 lama biasanya ARKIB TAK AKAN lupuskan - kalau nak lupus dia org akan buat salinan digital terlebih dahulu. - Fail nak lupus - letakkan dalam kotak - fail sementara pula letak dlm plastik hitam - check balik kat Google. - Borang permohonan kerja - simpan 2 thn sebelum lupus (tgk ARKIB). - Borang & Dokumen Tender & Sebut Harga - simpan 5 thn kalau TAK BERJAYA dan simpan 7 thn jika BERJAYA. - Kena ada smoke detector dlm bilik fail MPAJ. - Kena ada pembahagian utk dok. terperingkat dan dok. sensitif. - CCTV (360˚, fish eye & nak jimatkan storage) - watcher detection yg. boleh rakam orang keluar masuk. - CCTV kat  tgkt. 6 jenis stand alone - xada sambungan dgn Tgkt. 15 - akan jadi ancaman - kalau sesama staff nak buat perkara tak elok, peg. atasan tak akan tahu. - Dokumen2 boleh kering macam yg terjadi kt Pej. Tanah Daerah Gombak sebab tak ada pendingin hawa (aircond) - sangat panas. - Kena ada kad akses. - Unit Registri kena ada seorang N22 & seorang N19. - Dulu ada jawatan pencari fail (skrg N19) - kalau kat ARKIB ada jawatan Pegawai Penjilid. - Bilik pendaftar fail MPAJ = jenis berpusat. - Kad pendaftar fail = kena simpan dlm doket bila pegawai pinjam @ pulangkan fail → walaupun fail xgerak → kena wujudkan → arahan ARKIB   JAB. KORPORAT - BILIK SERVER TGKT. 15 - Alat bacaan suhu  utk bilik server perlu ada di MPAJ. - Check suhu dan kelembapan → suhu kena 19 - 22 / kelembapan antara 45 - 55 sahaja
10.1	Langkah2 keselamatan kebakaran dirujuk kpd. Jab. Bomba & Penyelamat Malaysia (perakuan Bomba)	- Ada  CF (Certificate of Fire) - sist. diakui oleh Bomba. - Ada FC (Fitness Certificate) - JKR/Bomba. - Bangunan dulu2 biasanya tiada CF. - Bomba datang tengok - kekerapan.
10.2	Bangunan dilengkapi dgn Alat Pemadam Api (Portable FIre Extinguser)	- Ada di setiap tingkat di Menara MPAJ. - Sprinkler detector - tak boleh kesan asap / butang merah akan pecah pd. suhu yg. sangat tinggi - baharulah air akan terpancut - dah rentung masa tu.
10.3	Bangunan dilengkapi dgn Pengesan Asap (Smoke Detector)	- Tak semestinya ada di semua  bilik - perlu ada pd. bilik yg. sensitif pt bilik fail, bilik kebal, bilik server, bilik CCTV. - Amaran awal = siren.
10.4	Bangunan dilengkapi dgn Pengesan Haba (Heat detector)
10.5	Bangunan dilengkapi dgn sistem sprinkler	- Bilik server MPAJ - xada sprinkler - ‘diharamkan’ sprinkler di dlm bilik server. - Bilik server MPAJ, Daya Urus yg. akan check setiap hari - sejuk - ada elaun baju sejuk. - Bilik kursus MPAJ - ada sprinkler detector  - kena ada juga CO2 (pemadam api karbon monoksida).
10.6	Jumlah pemadam api mudah alih mencukupi	- Dalam bilik fail kena ada. - Akuan Bomba - dari hujung ke satu hujung yg. lain dalam 1 tingkat yang sama patut ada 2 pemadam api.
10.7	Pemeriksaan berkala setiap tahun dibuat ke atas alat pemadam api
10.8	Alat pemadam api tersebut digantung/ diletakkan di tempat yg. mudah dilihat / digunakan.	YA
10.9	Kursus asas kebakaran anjuran Jab. Bomba pernah diadakan	YA - full drill buat kat MPAJ setiap tahun.

Sebenarnya ada banyak lagi nota cuma aku tak larat nak salin dan taip balik satu demi satu. Ada berpuluh muka surat lagi kalau nak ditaip. Aduhai! Sudahnya aku fotokopi sahaja sebab notanya pada dua-dua helaian halaman.

19.9.2019 - HARI KEDUA

Hari kedua penceramahnya Puan Dayang Munira binti Bukari  (Pen. Peg. Keselamatan Kerajaan) Peg. di SUK (JPM) ,Tgkt 3 Bangunan SUK dan aku hanya berkesempatan pada sebelah pagi sahaj sebab pada sebelah petang aku ada buka peti tender di Galeri dan kena tolong Kak Yam di situ. Lagipun pada sebelah petang hanya lawatan seperti semalam.

BUKU 492

l Tarikh surat = bukan tarikh minit

l Ikut tajuk sama dalam surat/memo - salah surat/memo - sama lah dalam buku daftar pun.

l No. Rujukan = sama dengan surat/memo.

l Ruang catatan - boleh kosongkan - nak tulis jabatan mana dihantar surat tersebut pun boleh juga.

l Nak rangkumkan untuk satu t/tangan sahaja - boleh tapi kena ikut tarikh surat yang sama sahaja.

l Seminggu dah kena daftarkan dokumen - supaya daftar ikut tarikh baharu rekod cantik.

l Gunakan pen biru @ hitam SAHAJA.

l Tandatangan sahaja - tak perlu letak tarikh.

l Boleh langkau satu baris sahaja - jangan langkau banyak2.

l Kalau salah - garis & t/tangan - guna pen biru @ hitam -  garis ikut mana yg. salah (1 ayat @ seluruh tajuk) - TAK BOLEH kikis / padam / guna liquid paper.

l Kena tulis tangan - ada juga yang taip dan tampal.

l Tulisan huruf besar @ kecil tak jadi masalah

l Kena ada titik (.) sebab tak nak ada penambahan ayat lain.

l Dikeluarkan oleh _________ = Jabatan mana yang punya surat/memo.

l Pengelasan - sulit / rahsia (ikut tanda kat surat/memo).

l Isi hingga pengelasan sahaja (No. 1-6).

l Tak perlu t/tangan - daftar sahaja dah sah (valid).

l Surat yang kita keluarkan = jab.keluarkan.

 

BUKU 492A

l No. Rujukan = sama dengan surat/memo.

l Tajuk pun kena sama (ikut sebiji2).

l Ruang catatan - boleh kosongkan - nak tulis jabatan mana dihantar surat tersebut pun boleh juga.

l Nak rangkumkan untuk satu t/tangan sahaja - boleh tapi kena ikut tarikh surat yang sama sahaja.

l Seminggu dah kena daftarkan dokumen - supaya daftar ikut tarikh baharu rekod cantik.

l Gunakan pen biru @ hitam SAHAJA.

l Tandatangan sahaja - tak perlu letak tarikh.

l Boleh langkau satu baris sahaja - jangan langkau banyak2.

l Kalau salah - garis & t/tangan - guna pen biru @ hitam -  garis ikut mana yg. salah (1 ayat @ seluruh tajuk) - TAK BOLEH kikis / padam / guna liquid paper.

l Kena tulis tangan - ada juga yang taip dan tampal.

l Tulisan huruf besar @ kecil tak jadi masalah

BUKU 492B

l Pendaftaran sama dengan 492A - Bil. / tarikh / No. Rujukan / Perkara.

l Boleh guna cop dulit

l Dikelaskan semula

-  tak perlukan sijil oleh Peg. Pengelas (di bwh Seks.2B) - Peg. Pengelas Semula (di bwh Sek. 2C, Ketua Jab.).

- Hanya YDP shj. yg. Dibenarkan - Pengarah jab. Xblh walaupun ada sijil Peg. Pengelas.

- YDP xde - Tuan S/U boleh tak t/tgn bagi pihak?

ü Boleh bila Tuan S/U tanggung kerja - diluluskan oleh SUK

ü Xboleh kalau Tuan S/U tiada surat tanggung kerja

ü Kena tunggu YDP juga utk t/tangan

l Tarikh dikelaskan semula - ikut tarikh YDP t/tangan.

l Dikelaskan semula dan hantar kpd YDP pada hari dokumen jadi terbuka.

l Selagi YDP tak t/tangan - dokumen belum jadi terbuka - kalau dok. bocor??

l Dokumen rahsia besar @ rahsia tukar jadi sulit? - CJSO kata jadikan terbuka terus - cara simpan tetap ikut dokumen terperingkat / lagi mudah cara (xperlu fikir cara simpan - boleh simpan kat kabinet biasa).

 

LAIN-LAIN NOTA

l Kes Malaysia hilang hak Pulau Batu Putih - dokumen hilang → mgkn dlm pti besi @ bilik kebal yg dah xguna → xcheck betul2 → habis dokumen penting hilang!

l Nak hantar surat guma 2 sampul

ü Bhgn dlm tulis Rahsia Besar (kat bhgn atas) - dulu sulit

ü Bhgn belakang  tampak sticker keselamatan kuning kat dua2 bukaan sampul - xada sticker guna lakri cop merah

ü Sticker keselamatan - kalau nak buat, ada tatacara → buat di Putrajaya → tak boleh buat sesuka hati

ü Sticker keselamatan - untuk perkara sulit / rahsia dan rahsia besar

ü Sticker keselamatan ada nombor siri / jata negara / logo MPAJ (ikut agensi masing2)

ü Alamat utk buat sticker keselamatan ialah: Bhgn Keselamatan Fizikal & Penilaian Teknikal, Pej. Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (KPKKM), Putrajaya (CGSO), Aras -1,1 & 2, Blok B7, Pusat Pentadbiran Kerajaan Malaysia

ü Tajuk letak kat bhgn dalam

v Utk fail sulit & fail terperingkat

v Tak boleh taip

v Bhgn luar letak nombor fail sahaja - nombor fail ikut ARKIB

v Lidah fail - sulit, rahsia / cth: INT 500

v Dekat lidah fail tu letak nama orang yg boleh akses & tengok fail tu → pengarah t/tangan → nama pengarah xperlu letak → letak nama PT, PO sbb PO selalu buat salinan dokumen

 

HARI PERTAMA - AKU DAN CC SARAS

SESI BERGAMBAR PADA HARI KEDUA - HANYA ADA EN.ZUL - WAKIL UKUR BAHAN